Les entreprises disposant de leurs propres modèles internes peuvent utiliser cette fonctionnalité pour inclure ces documents dans le système de gestion de la qualité.
Fonctions clés
Quelles fonctions puis-je utiliser avec cette fonctionnalité ?
- Téléverser des documents en format Excel/Word/PowerPoint
- Modifier des documents en format Excel/Word/PowerPoint
- Télécharger des documents en format Excel/Word/PowerPoint
- Supprimer des documents en format Excel/Word/PowerPoint
- Se connecter aux documents en format Excel/Word/PowerPoint
- Utilisez le panneau détails des documents pour afficher les précisions, gérer les approbations et faire des commentaires.
Flux d’utilisateurs
Téléverser le document en format Excel/Word/PowerPoint
- Utilisez le volet de navigation pour atteindre un document en format Excel/Work/PowerPoint.
- Cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau
- Cliquez sur l'option fichier à partir du téléversement
- Dans la fenêtre « téléverser le document », sélectionnez « documentation de SOQM » ou « pièce jointe », puis choisissez un document déjà téléverser ou de téléverser un nouveau document.
- Cliquez sur suivant
- Ouvrez le menu déroulant pour sélectionner le sous-répertoire dans lequel vous souhaitez placer le document
- Donnez un nom à votre document
- Cliquez sur suivant
- Lorsqu'un document en format Excel/Word/PowerPoint est généré, vous pouvez le voir afficher dans la liste principale dans l'onglet documents
NOTE : Pour vous assurer que vous pouvez apporter des modifications en temps réel pour collaborer avec les membres de votre équipe SOQM, veuillez convertir les fichiers docx, xls, ppt dans le dernier format Microsoft Office (.docx, .xlsx/.xlsm, .pptx) avant de les télécharger sur la plateforme. Dans tout document au dernier format Microsoft Word/Excel/Excel format .docx, .xlsx/.xlsm, .pptx), vous et les membres de votre équipe du même SOQM pouvez utiliser toutes les fonctionnalités de Microsoft SharePoint en ligne pour effectuer des modifications en même temps. Toute modification sera automatiquement enregistrée en ligne en temps réel.
NOTE : Vous pourrez utiliser l’outil « Révision » – « Ajouter un commentaire » dans SharePoint en ligne pour configurer les notes de révision dans un document en format Excel/Word/PowerPoint. Toutefois, ces notes de révisions ne seront pas affichées dans le sommaire des notes de révisions dans votre SOQM. Si vous souhaitez utiliser l’ outil courant dand la note de révision avec persistance des données, nous vous recommandons cette action
NOTE : Si vous souhaitez faire référencer a tout autre document du SOQM dans un document non numérisé, faites un clic droit sur une cellule (dans Excel)/ un fragment de texte sélectionné (dans Word/PowerPoint) et sélectionnez « Hyperlien » ou « Lien » et entrez l’adresse URL du document cible que vous souhaitez référencer.
Télécharger un document en format Excel/Word/PowerPoint
- Utilisez le volet de navigation du menu du haut pour atteindre afficher un document.
- Cochez la case à côté du ou des documents que vous souhaitez télécharger
- Cliquez sur le bouton télécharger dans le volet de navigation du menu du haut, choisissez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le document et cliquez sur « Enregistrer »
Supprimer un document en formatExcel/Word/PowerPoint format
- Utilisez le volet de navigation du menu du haut pour atteindre afficher un document
- Cochez la case à côté du ou des documents à supprimer
- Cliquez sur le bouton supprimer dans le volet de navigation du menu du haut dans afficher un document
NOTE : Si vous souhaitez remplacer un document Excel/Word/PowerPoint existant, vous pouvez d’abord télécharger le document original pour le sauvegarder avant de le supprimer, puis utiliser le bouton « Ajouter un nouveau » pour téléverser votre document de remplacement.
Se déconnecter au document en format Excel/Word/PowerPoint
- Sélectionnez l'onglet document dans le volet de navigation du menu du haut
- Cochez la case à côté de votre document et cliquez sur "marquer comme préparé" ou "marquer comme révisée" dans le volet de navigation du menu du haut
Supprimer une déconnection
Utilisez le volet de navigation du menu du haut pour atteindre afficher un document
Cliquez sur l'icône de détails (icône "i") à droite du document en format Excel/Word/PowerPoint
- Sélectionnez l'onglet déconnections [ou se déconnecter] pour voir les détails
- Survolez les déconnections que vous souhaitez supprimer
- Cliquez sur le bouton supprimer à droite de la déconnections
- Confirmez que vous souhaitez supprimer la déconnections sélectionnée en cliquant sur supprimer dans la fenêtre contextuelle
- Actualiser volet de navigation pour refléter les modifications apportées
Écrire des commentaires
- Utilisez le volet de navigation du menu du haut pour atteindre afficher un document
- Cliquez sur le bouton "i" à droite du document en format Excel/Word/PowerPoint que vous souhaitez examiné
- Accédez à l'onglet Commentaires
- Rédigez votre texte dans le champ écrire un commentaire et cliquez sur afficher un commentaire